Rappels d'expertise et hôtel des pneus : remplir l'atelier sans relancer à la main

Chaque véhicule de vos clients a des échéances connues : l'expertise, le service, le changement de pneus de saison. Ce sont des rendez-vous tout trouvés pour l'atelier, à condition de rappeler le bon client au bon moment. Cet article montre comment préparer ces rappels à partir de la fiche du véhicule, sans liste Excel ni relance au téléphone. Vous validez les messages, ou choisissez l'envoi automatique pour les clients qui l'ont accepté.

Octobre, la première neige et le téléphone qui sonne

Chaque automne, c'est la même scène. La météo annonce de la neige en altitude, et le téléphone du garage sonne sans arrêt. Tout le monde veut ses pneus d'hiver la même semaine. L'atelier est saturé, les clients attendent, et certains partent chez le concurrent qui avait des créneaux.

Au printemps, c'est l'inverse : des journées creuses, alors que la moitié des clients de l'hôtel des pneus n'ont pas encore pris rendez-vous. Et pendant ce temps, des expertises arrivent à échéance sans que le garage ait proposé de préparer le véhicule.

Ces rendez-vous sont prévisibles. Ce qui manque, c'est un moyen de les proposer à temps, sans y passer ses soirées.

Tout part de la fiche du véhicule

Pour rappeler au bon moment, il faut savoir, pour chaque véhicule :

• qui en est le propriétaire, avec son téléphone et son courriel ;
• quoi : numéro de châssis (VIN), plaque, modèle, kilométrage au dernier passage ;
• quand : échéance de l'expertise, prochain service prévu, date du dernier changement de pneus ;
• où sont ses pneus : dans votre hôtel des pneus, avec leur emplacement et leur état.

Avec le réglage dooxpert, cette fiche se complète à chaque passage à l'atelier. Le kilométrage est relevé sur l'ordre de réparation. L'échéance d'expertise est reprise de la convocation que le client vous montre ou du dernier passage. L'historique des travaux suit le véhicule.

Trois rappels qui remplissent l'atelier

1. Le rappel d'expertise

Quelques semaines avant l'échéance, un message est préparé pour le client : « Votre véhicule doit passer l'expertise en mars. Nous pouvons le préparer et le présenter pour vous. » Le client répond ou réserve un créneau par lien. Le délai du rappel est à votre choix.

2. Le rappel de service

Le service se calcule selon la date du dernier passage et le kilométrage. Le message est préparé quand l'une des deux limites approche. Pour un client qui roule peu, c'est la date qui compte ; pour un client qui roule beaucoup, le kilométrage.

3. Les pneus de saison

Quelques semaines avant la saison, les clients de l'hôtel des pneus reçoivent une proposition de rendez-vous. Vous choisissez l'ordre : par exemple ceux qui montent en altitude d'abord, ou par vagues pour étaler le travail sur plusieurs semaines. Les créneaux proposés tiennent compte de la capacité de l'atelier.

Quand le client prend rendez-vous, les pneus sont repérés dans l'hôtel. Le jour venu, l'ordre de réparation est prêt : montage, équilibrage, contrôle de l'usure. Si les pneus sont trop usés, le devis de remplacement est préparé ; le client le signe sur tablette au comptoir ou par un lien.

Préparé pour vous, validé par vous

Avec Odoo réglé par dooxpert, les rappels sont préparés automatiquement à partir des fiches véhicules. Rien ne part sans validation : le chef d'atelier voit la liste des messages de la semaine, la relit et l'envoie en un clic. Pour les clients qui ont accepté de recevoir ces rappels, vous pouvez choisir l'envoi automatique.

Côté protection des données, ne rappelez que les clients qui ont une relation avec vous, avec un moyen simple de ne plus recevoir de messages. Les promotions commerciales sans lien avec le véhicule du client demandent davantage de précautions.

Au bout d'une saison, le téléphone sonne toujours, mais pour confirmer un rendez-vous déjà proposé. Le détail de l'offre, pour les garages indépendants et les concessionnaires, est sur notre page Garages.

En pratique : la liste de contrôle des rappels

• Chaque véhicule a son propriétaire, sa plaque, son VIN et son kilométrage.
• L'échéance d'expertise est saisie pour chaque véhicule connu.
• Le kilométrage est relevé à chaque passage à l'atelier.
• Les pneus stockés ont un emplacement et un état notés.
• Les délais de rappel (expertise, service, pneus) sont fixés.
• Les rendez-vous de saison sont étalés selon la capacité de l'atelier.
• Les clients qui acceptent l'envoi automatique sont identifiés.
• Chaque message contient un moyen de ne plus en recevoir.

Questions fréquentes

Pouvons-nous reprendre nos véhicules clients depuis notre logiciel actuel ?

Oui. Les véhicules sont repris avec leur plaque, leur VIN, leur kilométrage et, si votre logiciel actuel le permet, l'historique des travaux et le contenu de l'hôtel des pneus.

Les rappels partent-ils par SMS ou par courriel ?

Les deux sont possibles, selon ce que préfère chaque client. Le texte des messages reprend votre ton et votre signature.

Le client peut-il réserver lui-même son créneau ?

Oui. Le message peut contenir un lien vers les créneaux disponibles. Le rendez-vous réservé devient l'ordre de réparation, sans ressaisie.