Chaque fin de mois, une conciergerie doit dire à chaque propriétaire ce qui lui revient, au centime près. Cet article montre comment le décompte se prépare seul à partir des séjours, des ménages et des versements. Chaque montant est relié à sa pièce : réservation, fiche de ménage, facture de réparation. Le décompte est prêt à relire ; c'est vous qui le validez avant l'envoi et le versement.
Pourquoi le décompte prend autant de temps
Les informations sont éparpillées :
- les séjours sont dans l'extranet de chaque plateforme ;
- les ménages sont dans les messages des équipes ;
- les réparations sont dans une boîte de courriels ;
- les versements des plateformes arrivent groupés sur le compte bancaire.
Pour chaque propriétaire, il faut tout rassembler, recalculer la commission, vérifier la taxe de séjour et expliquer les écarts. Multipliez par le nombre de logements.
Le principe : un séjour, une ligne, une preuve
Dans Odoo, chaque logement a sa fiche : propriétaire, mandat, taux de commission, commune, compteur de nuits. Chaque séjour s'y rattache, avec ses nuitées, son montant et sa taxe de séjour.
Tout ce qui se passe ensuite se rattache au même logement :
- le ménage : l'intervention planifiée, faite et cochée par l'équipe, avec ses photos ;
- le linge : les sorties de stock par logement ;
- une réparation : une intervention, avec la facture du fournisseur ;
- le versement de la plateforme : il est rapproché des séjours qu'il couvre.
Le décompte se construit tout seul
En fin de mois, le décompte de chaque propriétaire est préparé :
| Ligne | D'où vient le montant |
|---|---|
| Nuitées encaissées | Les séjours du mois, rapprochés des versements |
| Commission de la conciergerie | Le taux du mandat, appliqué aux nuitées |
| Ménages et linge | Les interventions faites dans le mois |
| Réparations | Les interventions, avec la facture jointe |
| Taxe de séjour | Calculée séjour par séjour, reversée à la commune |
| Montant à verser | Le solde, prêt pour l'ordre de paiement |
Le propriétaire reçoit un document clair, avec les justificatifs. Vous, vous gardez la trace de chaque chiffre.
Les contrôles qui évitent les mauvaises surprises
- Versement non expliqué : un écart entre le versement de la plateforme et les séjours est signalé avant le décompte.
- Ménage manquant : un départ sans ménage planifié apparaît dans la liste du jour.
- Limite de nuits : à Genève, le compteur de chaque logement alerte avant les 90 nuits sur 12 mois.
- Taxe de séjour : le total déclaré correspond aux séjours, commune par commune.
Vous gardez la main
Rien ne part sans votre accord. Le décompte, l'ordre de paiement et la facture de commission attendent votre validation. Vous pouvez choisir d'envoyer d'office certains documents, par exemple la fiche de ménage du jour à l'équipe.
Et la conciergerie d'entreprise ou privée ?
Même principe : une demande devient une intervention, avec son temps, ses achats et ses justificatifs. Les abonnements des entreprises se facturent automatiquement. Les achats faits pour le client sont refacturés tels quels, sur une ligne à part.
FAQ
Nos propriétaires veulent voir leurs séjours en cours de mois. Est-ce possible ? Oui, par un accès au portail en lecture seule. Ils voient leurs séjours, leurs interventions et leurs décomptes, sans rien pouvoir modifier.
Les versements des plateformes arrivent en une seule somme. Comment les rapprocher ? Avec le détail des versements que chaque plateforme met à disposition. Le rapprochement se fait séjour par séjour. Ce qui ne correspond pas est signalé.
Pouvons-nous garder notre gestionnaire de canaux ? Oui. Il continue de gérer les annonces et les prix. Odoo reçoit les réservations et s'occupe de tout ce qui suit.
diagnostic gratuit · 1 h · en visio ou à Genève
Voyez un décompte préparé au diagnostic gratuit
En une heure, nous passons en revue vos outils et vos process.