Vistoria de entrada/saída: laudo com fotos, assinado no local

No dia de uma discussão sobre custos de reparo, um laudo sem fotos muitas vezes não vale mais do que uma lembrança. Este artigo apresenta o método, cômodo por cômodo, para uma vistoria de entrada/saída em tablet, com as fotos certas no lugar certo. Locador e locatário assinam no mesmo aparelho antes de sair do imóvel, e o laudo assinado contém as fotos. O artigo também lembra as regras do Código das Obrigações suíço que dão a esse documento todo o seu valor.

Uma saída, três anos depois

Um locatário devolve seu apartamento de 4 cômodos. O piso de madeira da sala tem uma lasca. Ela já estava lá na entrada? As fotos da época estão guardadas no celular de um colega que já saiu da empresa, sem indicação do cômodo.

Uma foto é realmente útil quando três condições são atendidas: está vinculada a um cômodo específico, acompanha uma descrição escrita e faz parte do documento assinado pelas duas partes.

Com a configuração dooxpert, testada no Odoo 20 em setembro de 2026, as fotos tiradas no tablet são inseridas no cômodo correspondente. Elas aparecem no laudo em PDF e, portanto, no documento assinado. Nenhuma pasta de fotos para procurar depois.

Antes da visita: preparar o dossiê

Antes de sair, verifique se:

• o imóvel está descrito cômodo por cômodo: hall, sala, quartos, cozinha, banheiro, varanda, depósito no subsolo, depósito no sótão. A lista vem do tipo de imóvel, não da memória do administrador;
• o contrato de locação, o locatário e o proprietário estão cadastrados. O laudo é então preenchido sem precisar redigitar nada;
• para uma saída, a vistoria de entrada está disponível, com suas fotos. Ela é a base de comparação;
• o tablet está carregado e você sabe se o prédio, inclusive o subsolo, tem sinal de rede.

No local: um método cômodo por cômodo

Sempre na mesma ordem

Siga a ordem do formulário, da entrada para o fundo, junto com o locatário. Mantenha o subsolo e o sótão na lista, mesmo vazios: é ali que surgem os esquecimentos.

Uma visão geral, depois o detalhe

Para cada cômodo, uma foto geral tirada da porta basta para situar as coisas. Depois, fotografe cada defeito de perto, com um ponto de referência: uma tomada, um canto de janela, um interruptor. Uma lasca de 2 cm em um piso de madeira não tem sentido sem sua localização.

Uma foto, uma linha escrita

Para cada defeito, escreva o que se vê: « marca de impacto na porta, lado do corredor, na altura da maçaneta ». Na saída, compara-se essa linha com a entrada; a foto comprova.

O que é melhor não fotografar

Uma vistoria descreve o imóvel, não a vida do locatário. Evite pessoas, papéis espalhados e objetos pessoais em close. A lei de proteção de dados exige que o que se coleta seja proporcional à finalidade (art. 6, al. 2, LPD, lei suíça de proteção de dados). Uma foto de defeito bem enquadrada respeita esse princípio.

Medidores e chaves

Fotografe cada medidor, com a leitura legível, e anote o número no laudo. Conte as chaves por tipo (apartamento, prédio, caixa de correio, depósito, crachás de acesso) e fotografe-as lado a lado.

Fotos suficientes, mas sem exagero

A quantidade e o tamanho das fotos são configurados para manter um PDF fácil de enviar. Mais vale dez fotos úteis do que quarenta desfocadas.

A assinatura: duas pessoas, um só aparelho

Revise o laudo na tela com o locatário, incluindo as fotos, e corrija ou complete se necessário.

Em seguida, o locador, ou o administrador que o representa, e o locatário assinam no tablet, um após o outro. Ninguém precisa de conta nem de aplicativo. É uma assinatura eletrônica simples, suficiente para este documento, que não exige forma específica. O PDF assinado vem acompanhado de um certificado que indica quem assinou e quando.

Se o locatário se recusar a assinar, registre isso no laudo. O documento é arquivado mesmo assim, e o que vem depois segue sua prática habitual.

Preparado para você, validado por você

O laudo assinado e seu certificado são arquivados no dossiê do contrato de locação. Para o envio, você escolhe, de uma vez por todas: o PDF é enviado por e-mail ao locatário e ao proprietário assim que é assinado, ou aguarda sua revisão no escritório.

Três regras dão então todo o seu valor a esse laudo:

• Na entrada, segundo o uso do formulário de vistoria da Suíça francófona, o locatário pode informar em até 10 dias os defeitos que não podiam ser vistos no dia da entrega. O e-mail de envio pode lembrá-lo disso, com um link para sua área do locatário.
• Na saída, o locador deve verificar o estado do imóvel e avisar imediatamente o locatário dos defeitos pelos quais ele responde (art. 267a, al. 1, CO). Se não o fizer, o locatário fica liberado, salvo quanto aos defeitos que não podiam ser descobertos por uma verificação usual (art. 267a, al. 2, CO). Um laudo com fotos e assinado no mesmo dia é a melhor base para esse aviso.
• Para o próximo locatário, o locador deve, se ele solicitar, mostrar-lhe o laudo de vistoria de saída da locação anterior (art. 256a, al. 1, CO). Com as fotos, ele responde a muitas perguntas.

A garantia locatícia (no máximo três meses de aluguel, art. 257e CO) é então liberada com base nisso. Veja Aluguéis e cobranças.

Na prática: a lista de verificação do administrador

• Imóvel descrito cômodo por cômodo antes de sair, incluindo as dependências.
• Para uma saída: vistoria de entrada aberta, com suas fotos.
• Tablet carregado, cobertura de rede do prédio conhecida.
• Uma foto geral por cômodo, tirada da porta.
• Uma foto por defeito, com um ponto de referência, e uma linha escrita que o descreve.
• Nada de pessoas nem de objetos pessoais em close.
• Medidores fotografados e lidos, chaves contadas por tipo.
• Laudo revisado na tela com o locatário antes da assinatura.
• Duas assinaturas no tablet; eventual recusa registrada no laudo.
• Envio logo após a assinatura ou após revisão, conforme sua configuração.

Perguntas frequentes

As fotos têm valor em um laudo assinado eletronicamente?

Elas fazem parte do documento que as duas partes revisaram e assinaram, com um certificado que indica quem assinou e quando. Isso é mais sólido do que uma foto guardada no celular. Em caso de litígio, é a autoridade competente que avalia as provas.

E se não houver sinal no subsolo?

Tire suas fotos e faça suas anotações, depois finalize e colete as assinaturas onde houver conexão, por exemplo na sala. Verificamos a cobertura com você e, se necessário, prevemos o compartilhamento de internet a partir de um celular.

Podemos manter a apresentação do nosso formulário atual?

Sim. Retomamos suas seções e seu layout; as fotos são inseridas no cômodo correspondente.