État des lieux : un PV avec photos, signé sur place

Le jour d'une discussion sur les frais de remise en état, un procès-verbal sans photo ne vaut souvent pas plus qu'un souvenir. Cet article donne la méthode, pièce par pièce, pour un état des lieux sur tablette avec les bonnes photos au bon endroit. Bailleur et locataire signent sur le même appareil avant de quitter le logement, et le PV signé contient les photos. Il rappelle aussi les règles du Code des obligations qui donnent toute sa valeur à ce document.

Une sortie, trois ans plus tard

Un locataire rend son 4 pièces. Le parquet du séjour porte un éclat. Était-il là à l'entrée ? Les photos de l'époque dorment dans le téléphone d'un collègue parti, sans indication de pièce.

Une photo sert vraiment quand trois conditions sont réunies : elle est rattachée à une pièce précise, elle accompagne une description écrite, et elle fait partie du document signé par les deux parties.

Avec le réglage dooxpert, testé sur Odoo 20 en septembre 2026, les photos prises à la tablette s'insèrent dans la pièce concernée. Elles apparaissent dans le procès-verbal en PDF, donc dans le document signé. Aucun dossier photos à retrouver plus tard.

Avant le rendez-vous : préparer le dossier

Avant de partir, vérifiez que :

• le logement est décrit pièce par pièce : hall, séjour, chambres, cuisine, salle de bains, balcon, cave, galetas. La liste vient du type de logement, pas de la mémoire du gérant ;
• le bail, le locataire et le propriétaire sont renseignés. Le PV se remplit alors sans rien retaper ;
• pour une sortie, l'état des lieux d'entrée est disponible, avec ses photos. C'est la base de comparaison ;
• la tablette est chargée et vous savez si l'immeuble, cave comprise, capte le réseau.

Sur place : une méthode pièce par pièce

Toujours dans le même ordre

Suivez l'ordre du formulaire, de l'entrée vers le fond, avec le locataire. Gardez cave et galetas dans la liste, même vides : c'est là que naissent les oublis.

Une vue d'ensemble, puis le détail

Pour chaque pièce, une photo d'ensemble depuis la porte suffit à situer les choses. Ensuite, photographiez chaque défaut de près, avec un repère : une prise, un angle de fenêtre, un interrupteur. Un éclat de 2 cm sur un parquet n'a pas de sens sans son emplacement.

Une photo, une ligne écrite

Pour chaque défaut, écrivez ce que l'on voit : « trace de choc sur la porte, côté couloir, à hauteur de poignée ». À la sortie, on compare cette ligne avec l'entrée ; la photo la prouve.

Ce qu'il vaut mieux ne pas photographier

Un état des lieux décrit le logement, pas la vie du locataire. Évitez les personnes, les papiers qui traînent et les objets personnels en gros plan. La loi sur la protection des données demande que ce qu'on collecte reste proportionné au but (art. 6 al. 2 LPD). Une photo de défaut bien cadrée respecte ce principe.

Compteurs et clés

Photographiez chaque compteur, index lisible, et notez le chiffre dans le PV. Comptez les clés par type (appartement, immeuble, boîte aux lettres, cave, badges) et photographiez-les côte à côte.

Assez de photos, mais pas trop

Le nombre et la taille des photos sont réglés pour garder un PDF facile à transmettre. Mieux vaut dix photos utiles que quarante floues.

La signature : deux personnes, un seul appareil

Relisez le PV à l'écran avec le locataire, photos comprises, et corrigez ou complétez si besoin.

Puis le bailleur, ou le gérant qui le représente, et le locataire signent sur la tablette, l'un après l'autre. Personne n'a besoin d'un compte ni d'une application. C'est une signature électronique simple, suffisante pour ce document qui n'exige pas de forme particulière. Le PDF signé est accompagné d'un certificat qui dit qui a signé et quand.

Si le locataire refuse de signer, notez-le au PV. Le document est tout de même classé, et la suite relève de votre pratique habituelle.

Préparé pour vous, validé par vous

Le PV signé et son certificat sont classés dans le dossier du bail. Pour l'envoi, c'est vous qui choisissez, une fois pour toutes : le PDF part par courriel au locataire et au propriétaire dès la signature, ou il attend votre relecture au bureau.

Trois règles donnent ensuite toute sa valeur à ce PV :

• À l'entrée, selon l'usage du formulaire d'état des lieux romand, le locataire peut signaler dans les 10 jours les défauts qu'on ne pouvait pas voir le jour de la remise. Le courriel d'envoi peut le lui rappeler, avec un lien vers son espace locataire.
• À la sortie, le bailleur doit vérifier l'état du logement et aviser immédiatement le locataire des défauts dont celui-ci répond (art. 267a al. 1 CO). S'il ne le fait pas, le locataire est libéré, sauf pour les défauts qu'on ne pouvait pas découvrir par un contrôle usuel (art. 267a al. 2 CO). Un PV photographié et signé le jour même est la meilleure base pour cet avis.
• Pour le locataire suivant, le bailleur doit, s'il le demande, lui montrer le procès-verbal de sortie du bail précédent (art. 256a al. 1 CO). Avec les photos, il répond à bien des questions.

La garantie de loyer (trois mois de loyer au plus, art. 257e CO) se libère ensuite sur cette base. Voir Loyers et relances.

En pratique : la liste de contrôle du gérant

• Logement décrit pièce par pièce avant le départ, annexes comprises.
• Pour une sortie : état des lieux d'entrée ouvert, avec ses photos.
• Tablette chargée, couverture réseau de l'immeuble connue.
• Une photo d'ensemble par pièce, prise depuis la porte.
• Une photo par défaut, avec un repère, et une ligne écrite qui la décrit.
• Pas de personnes ni d'objets personnels en gros plan.
• Compteurs photographiés et relevés, clés comptées par type.
• PV relu à l'écran avec le locataire avant signature.
• Deux signatures sur la tablette ; refus éventuel noté au PV.
• Envoi dès la signature ou après relecture, selon votre réglage.

Questions fréquentes

Les photos ont-elles une valeur dans un PV signé électroniquement ?

Elles font partie du document que les deux parties ont relu et signé, avec un certificat qui dit qui a signé et quand. C'est plus solide qu'une photo gardée dans un téléphone. En cas de litige, c'est l'autorité saisie qui apprécie les preuves.

Et s'il n'y a pas de réseau dans la cave ?

Prenez vos photos et vos notes, puis finalisez et faites signer là où la connexion passe, par exemple dans le séjour. Nous vérifions la couverture avec vous et, si besoin, prévoyons un partage de connexion depuis un téléphone.

Peut-on garder la présentation de notre formulaire actuel ?

Oui. Nous reprenons vos rubriques et votre mise en page ; les photos s'insèrent dans la pièce concernée.