Passer à Odoo depuis votre logiciel actuel, sans perdre votre historique
Changer de logiciel fait peur pour une bonne raison : vos clients, vos employés, vos articles et vos soldes y sont depuis des années. Avec dooxpert, vos données sont reprises, nettoyées et harmonisées, vos droits d'accès et vos processus sont réglés, et tout est essayé sur une base de test avant la bascule, avec votre validation à chaque étape.
Ce que vous gardez
Votre historique ne reste pas dans l'ancien logiciel. Nous reprenons ce qui vous sert au quotidien :
- vos contacts : sociétés et personnes, avec le lien entre une entreprise et ses interlocuteurs ;
- vos employés : les informations nécessaires au travail et aux salaires, sans plus ;
- vos articles et prestations : références, désignations, prix ;
- vos soldes : soldes d'ouverture et factures encore ouvertes, clients et fournisseurs ;
- vos données métier : immeubles et baux, parc d'appareils, contrats d'entretien, dossiers, missions en cours, selon votre secteur ;
- l'historique utile : selon ce que votre logiciel actuel permet d'exporter, et ce que vous décidez de garder.
Ce qui ne sert plus n'est pas repris. Anciens prospects, colonnes jamais remplies, remarques sans objet : nous en faisons la liste avec vous. Vous partez avec une base plus légère, et la loi sur la protection des données va dans le même sens : ne garder que ce qui est nécessaire.
Des données propres, pas une copie des erreurs
Un export brut contient toujours les mêmes défauts : noms en majuscules, doublons, numéros de téléphone écrits de dix façons, adresses où le code postal et la localité sont mélangés. Les copier tels quels dans un nouveau logiciel, c'est les garder pour dix ans.
Ce que nous préparons pour vous :
- les noms : casse corrigée, particules respectées (« de », « von », « di » restent en minuscules), formes juridiques harmonisées (SA, Sàrl, AG, GmbH) ;
- les adresses : numéro postal suisse séparé de la localité, pays uniformisé ;
- les téléphones : un seul format international, les numéros étrangers conservés ;
- les e-mails : contrôlés, les adresses impossibles signalées ;
- les numéros officiels : numéro IDE/TVA et IBAN vérifiés par leur chiffre de contrôle ;
- les doublons : la même personne saisie deux fois, la même société sous deux orthographes.
Ce que vous validez : chaque doublon probable vous est présenté par paires. Vous décidez : ce sont deux fiches différentes, ou l'une remplace l'autre. Rien n'est fusionné sans votre accord. Une valeur douteuse n'est jamais devinée : elle est laissée vide et signalée, pour que vous la corrigiez à la source ou que vous l'acceptiez telle quelle.
Vous recevez un rapport clair : combien de fiches reprises, lesquelles posent question et pourquoi, ce qui n'a pas été repris.
Employés, comptabilité, droits : chaque bloc a sa méthode
- Employés et salaires. Seules les données nécessaires au contrat de travail et aux salaires sont reprises ; les numéros AVS et les IBAN sont contrôlés et jamais affichés dans nos rapports.
- Comptabilité et soldes. Plan comptable suisse, soldes d'ouverture, factures ouvertes clients et fournisseurs, contrôlés contre votre ancien logiciel et relus avec votre fiduciaire.
- Droits d'accès. Chaque rôle voit ce qu'il doit voir, testé avec un compte par rôle avant la bascule.
Vos processus, réglés dès le premier jour
Une migration ne se limite pas aux données. Le jour où vous commencez à travailler dans Odoo, il faut que chacun voie ce qu'il doit voir, et que vos documents partent comme vous le souhaitez.
Nous réglons avec vous :
- les accès par rôle : un technicien voit ses interventions, un gérant ses immeubles, un collaborateur ses dossiers, la direction l'ensemble ;
- la numérotation : vos devis, factures et dossiers peuvent continuer la numérotation de l'ancien logiciel ;
- la TVA et le plan comptable : partis de la version suisse, relus avec vous ou votre fiduciaire ;
- les courriels : pour chaque envoi, vous choisissez s'il attend votre validation ou s'il part seul. Par défaut, rien ne part sans vous ;
- vos circuits métier : bail, intervention, dossier, mission, contrat, selon votre secteur.
Ce paramétrage est écrit, versionné et appliqué de la même façon à chaque fois. Si un réglage doit être corrigé, il est corrigé une fois pour toutes, pas refait à la main.
Un essai complet avant la bascule
Avant de toucher à votre base réelle, tout est rejoué sur une base de test :
- vos données nettoyées sont importées ;
- le paramétrage est appliqué ;
- nous relançons l'import une deuxième fois pour vérifier qu'il ne crée aucun doublon ;
- nous comparons les totaux avec votre ancien logiciel : nombre de clients, soldes, factures ouvertes.
Puis c'est à vous : vous comparez des fiches prises au hasard, vous testez vos cas difficiles, vous faites un devis, une facture, un rapport, un dossier. Chaque rôle est testé avec un compte dédié. Vous signez la recette quand tout vous convient, pas avant.
La bascule elle-même est courte et préparée : une date de gel est fixée, l'export final est repris avec les mêmes règles, une copie de la base est faite juste avant l'import, et l'ancien logiciel reste consultable en lecture pendant la période de contrôle. Tant qu'aucune facture n'est émise depuis Odoo, le retour arrière est complet.
Vous gardez la main
Préparé pour vous, validé par vous. La migration est outillée, rejouable et contrôlée, mais chaque décision qui touche à vos données est la vôtre.
- Rien n'est fusionné, supprimé ou écarté sans votre décision. Doublons, anomalies, données non reprises : vous tranchez, et c'est noté.
- Rien ne passe en production sans votre « go ». La recette signée et les critères de bascule vérifiés viennent d'abord.
- Rien ne part à vos clients sans votre choix. Les envois automatiques d'Odoo sont réglés avant la bascule : file de validation, envoi automatique ou désactivé.
Moins de saisie, plus de contrôle.
Avant / après
| Aujourd'hui | Avec dooxpert |
|---|---|
| Des doublons que personne n'ose supprimer. | Chaque doublon probable vous est présenté ; vous décidez. |
| Des téléphones et adresses écrits de toutes les façons. | Un format unique, les anomalies signalées. |
| Une migration « en une nuit », sans filet. | Un essai complet sur une base de test, puis votre recette. |
| Des droits réglés au fil des plaintes. | Des accès par rôle, testés avant la bascule. |
| Des courriels envoyés sans qu'on le sache. | Vous choisissez ce qui attend votre validation. |
| Des exports qui traînent sur un disque. | Supprimés après la bascule, avec attestation. |
Durée et prix selon le volume : sur devis, dès CHF 2'990 (une source, jusqu'à 5 ans d'historique). Temps gagné ensuite sur la saisie : estimation prudente, 4 à 10 h de saisie en moins par mois.
Comment ça se passe
- Diagnostic gratuit. Votre logiciel actuel, vos données, vos processus. Nous vous disons ce qui peut être repris et comment.
- Cadrage et contrat. Liste de ce qui est repris et de ce qui ne l'est pas, calendrier, responsables, contrat de sous-traitance. Vous signez.
- Nettoyage et paramétrage. Vous recevez le rapport et les doublons à trancher ; vous validez les rôles, la numérotation, la TVA et les courriels.
- Essai à blanc et recette. Tout sur une base de test ; vous signez la recette.
- Bascule et suivi. Gel, reprise finale, contrôle des totaux, premiers jours accompagnés, suppression des exports avec attestation.
Prix : sur devis, dès CHF 2'990 (une source, jusqu'à 5 ans d'historique) et l'abonnement de votre métier.
Adapté à la Suisse
- Minimisation et destruction (art. 6 LPD). Seules les données utiles sont reprises ; les exports et fichiers de travail sont détruits quand ils ne sont plus nécessaires, après la bascule, avec une attestation.
- Sous-traitance (art. 9 LPD). Un contrat de sous-traitance est signé avant tout transfert : nous ne traitons vos données que pour la migration, avec les mesures de sécurité décrites, et sans autre sous-traitant sans votre accord préalable.
- Numéros officiels. Le numéro IDE est contrôlé par son chiffre de contrôle selon la norme eCH-0097, l'IBAN par sa clé ; le numéro AVS (13 chiffres commençant par 756) par son chiffre de contrôle, sans jamais être affiché dans nos rapports.
- Conservation comptable (art. 958f CO). Les livres et pièces comptables se conservent dix ans. L'archivage de l'ancien logiciel est décidé avec vous et votre fiduciaire.
- Secret professionnel. Pour les études d'avocats et de notaires, il est pris en compte dès le cadrage. Voir Avocats et Notaires.
- Transferts chiffrés. Aucun export n'est envoyé par courriel en clair.
- Hébergement. Odoo Online conserve les données en Europe, avec des sauvegardes répliquées en Europe. Un hébergement en Suisse est possible sur une installation dédiée. Le détail est sur la page Sécurité des données.
Depuis quel logiciel ?
Nous reprenons les données des logiciels de gestion et de comptabilité courants en Suisse romande, comme bexio, Abacus, Proffix, Banana, Sage 50, Winbiz ou Crésus, des logiciels de gérance comme Quorum, ImmoTop2 ou Rimo R5, et des outils de tickets utilisés par les sociétés informatiques. Nous partons aussi de tableurs, qui sont souvent la vraie source pour les listes de dossiers, le parc d'appareils ou les contrats d'entretien.
Au diagnostic, nous regardons ce que votre logiciel permet d'exporter et sous quelle forme. Vous savez dès le départ ce qui sera repris.
Votre secteur a ses propres données : Régies, CVC, Avocats, Notaires, Entreprises de sécurité, Sociétés informatiques, Sociétés de services.
Questions fréquentes
Est-ce que je perds l'historique de mon ancien logiciel ?
Non. Nous reprenons l'historique utile que votre logiciel permet d'exporter : contacts, soldes, factures ouvertes et, selon les cas, l'historique des documents. Ce qui n'est pas repris est décidé avec vous et noté. L'ancien logiciel reste consultable en lecture pendant la période de contrôle.
Qui décide si deux fiches sont des doublons ?
Vous. Nous repérons les doublons probables (même e-mail, même téléphone, même nom au même endroit, noms très proches) et nous vous les présentons par paires. Aucune fiche n'est fusionnée ou supprimée sans votre décision.
Faut-il arrêter de travailler pendant la migration ?
Non. Tout le travail se fait sur une base de test pendant que vous continuez dans l'ancien logiciel. Seule la bascule demande un gel des saisies, sur une période courte fixée avec vous.
Et si quelque chose ne va pas après la bascule ?
Une copie est faite juste avant l'import. Tant qu'aucune facture n'est émise depuis Odoo, le retour arrière est complet. Ensuite, les corrections se font fiche par fiche : relancer la reprise met à jour les fiches existantes, sans créer de doublon.
Mon logiciel actuel n'est pas dans votre liste. Est-ce possible ?
Probablement. Il suffit en général qu'il sache exporter ses données en tableur. Au diagnostic, nous regardons un exemple d'export et nous vous disons ce qui peut être repris.
Que devenez-vous avec mes données après la migration ?
Rien. Les exports et fichiers de travail sont supprimés après la bascule et vous recevez une attestation. Un contrat de sous-traitance encadre tout le traitement avant le premier transfert.
Commencez par un diagnostic gratuit
Apportez un export de votre logiciel actuel, même imparfait. Nous vous montrons ce que le nettoyage y trouve, et ce que vous validerez avant la bascule.
À lire aussi : Diagnostic Odoo en 26 points