Un logiciel pour avocats en Suisse, réglé pour votre étude

Ce que vous obtenez, concrètement

Vous ne recevez pas un logiciel à apprendre. Vous recevez des résultats que votre étude produit déjà, mais préparés sans ressaisie et validés par vous :

• Un contrôle de conflits d'intérêts fait à l'ouverture de chaque dossier, sur toutes les parties connues, avec une trace de la vérification.
• Une lettre de mandat signée, en signature électronique qualifiée (QES) lorsque vous voulez la forme écrite, avec la clause de consentement sur l'hébergement des données.
• Le temps passé, dossier par dossier, saisi au fil de la journée, avec la description de l'activité telle qu'elle apparaîtra sur la note.
• Des provisions préparées, validées par vous et suivies : ce qui a été demandé, ce qui a été versé, ce qui reste disponible, et quand en redemander.
• Une note d'honoraires mensuelle prête à relire, avec le détail des activités et des débours, et la déduction des provisions.
• Des rappels de délais de procédure que vous avez saisis, envoyés à vous et à votre assistante avant l'échéance.
• Un kit pour le secret professionnel : accord de sous-traitance, liste des sous-traitants, clause de consentement pour la lettre de mandat et journal des accès.

Chacun de ces résultats a son propre chapitre ci-dessous, avec le détail de ce qui est préparé pour vous et de ce qui reste sous votre responsabilité.

Pour qui

Cette offre s'adresse aux avocats indépendants et aux études de Suisse romande, de l'avocat seul avec une assistante à l'étude qui compte plusieurs associés et collaborateurs. Elle vise surtout les études qui facturent au temps passé, demandent des provisions et veulent savoir, à tout moment, où en est chaque dossier sur le plan financier.

Si vous utilisez déjà Odoo pour votre comptabilité ou votre facturation, vous gardez vos données. Nous ajoutons la couche métier : ouverture de dossier, conflits, provisions, délais, mandat. Si vous ne connaissez pas Odoo, vous n'avez pas besoin de le connaître. Vous travaillez sur des dossiers, pas sur un logiciel.

Le parcours d'un mandat, de l'ouverture à la dernière note

1. Ouvrir : parties, conflits, mandat

Vous indiquez le client, la partie adverse et les autres personnes connues. L'outil les compare avec tous les dossiers de l'étude, ouverts ou clos. Si un nom ressort, vous le voyez avant d'accepter le mandat, et c'est vous qui décidez. La vérification est datée et conservée dans le dossier.

2. Formaliser : lettre de mandat et procuration

La lettre de mandat reprend les données du dossier : parties, objet, tarif horaire, modalités de facturation, provision initiale. Vous la relisez, puis elle part en signature. Pour les documents que vous voulez en forme écrite, nous utilisons une signature électronique qualifiée (Skribble), assimilée à la signature manuscrite (art. 14 al. 2bis CO).

3. Travailler : temps passé et débours

Chaque avocat saisit son temps sur le dossier : durée, date, description. Les débours (frais de copie, émoluments, frais de déplacement) sont rattachés au même dossier. Rien ne se perd entre l'agenda et la note.

4. Financer : provisions et avances de frais

La demande de provision initiale est préparée avec la lettre de mandat et part avec elle, une fois validée. Les versements sont rapprochés avec la banque. Quand le solde disponible descend sous le seuil que vous fixez, une demande de complément est préparée pour votre validation.

5. Surveiller : délais de procédure

Vous saisissez l'échéance d'un délai et sa source (ordonnance, jugement, courrier). L'outil vous rappelle la date, à vous et à la personne qui vous seconde, selon le calendrier que vous choisissez. Il ne calcule pas les délais légaux : c'est votre métier et votre responsabilité.

6. Facturer : la note mensuelle

En fin de mois, une note par dossier est préparée : activités, temps, débours, provision déduite. Vous relisez, vous ajustez, vous validez. La note part au client avec une QR-facture.

7. Protéger : secret professionnel et hébergement

L'hébergement d'un dossier d'avocat dans le cloud pose une question précise : le secret professionnel. Nous l'abordons de front, avec les conditions posées par la Fédération suisse des avocats et un kit documentaire.

Vous gardez la main

Préparé pour vous, validé par vous. Les tâches répétitives sont préparées automatiquement. Vous relisez, vous validez, et c'est envoyé.

• Rien ne part sans votre accord. Lettre de mandat, demande de provision, note d'honoraires : chaque envoi au client attend votre validation, en un clic.
• Vous choisissez ce qui peut partir seul. Par exemple la copie du mandat signé au client, ou le rappel d'une signature en attente. Tout le reste reste en file de validation.
• Les décisions restent les vôtres. Conflit d'intérêts, calcul d'un délai, montant facturé : l'outil prépare, signale et rappelle ; vous décidez.

Moins de saisie, plus de contrôle.

Avant / après

Le temps libéré dépend de votre étude et de vos pratiques. Nous le chiffrons avec vous pendant le diagnostic : estimation prudente, 6 à 12 h par mois pour une étude de 3 avocats.

Comment ça se passe

1. Diagnostic gratuit (1 h). Nous regardons vos outils actuels, votre manière de saisir le temps, vos modèles de lettre de mandat et de note d'honoraires, votre suivi des provisions et des délais. Vous repartez avec une liste de ce qui peut être préparé pour vous et de ce que vous voulez valider vous-même.
2. Proposition chiffrée. Un périmètre clair, un calendrier et un prix : sur devis, dès CHF 5'190 pour la mise en place, puis dès CHF 530 par mois.
3. Mise en place. Nous réglons Odoo sur vos tarifs, vos modèles et vos règles de provision. Nous reprenons vos clients, vos dossiers ouverts et la liste des parties pour le contrôle de conflits : délai confirmé par écrit dans l'offre.
4. Essai sur quelques dossiers. Un avocat et une assistante font passer quelques dossiers par tout le cycle pendant un mois : ouverture, temps, provision, note. Vous corrigez, nous ajustons.
5. Mise en service et suivi. Toute l'étude suit. Chacun est formé sur ses tâches, pas sur le logiciel.

Adapté au droit suisse

Nous ne remplaçons ni votre jugement ni vos règles professionnelles. Nous faisons en sorte que l'outil les soutienne :

• Secret professionnel. L'avocat est soumis au secret professionnel (art. 13 LLCA) ; sa violation est punissable (art. 321 CP). Notre paramétrage et notre kit sont conçus pour respecter les conditions posées par la FSA pour le recours au cloud.
• Conflits d'intérêts. L'avocat évite tout conflit entre les intérêts de son client et ceux des personnes avec lesquelles il est en relation (art. 12 let. c LLCA). L'outil signale les noms qui se recoupent ; vous tranchez.
• Information sur la facturation. L'avocat informe son client des modalités de facturation et le renseigne périodiquement ou à sa demande sur le montant des honoraires dus (art. 12 let. i LLCA). La lettre de mandat et la note mensuelle servent cet objectif.
• Avoirs confiés. L'avocat conserve séparément les avoirs qui lui sont confiés et son patrimoine (art. 12 let. h LLCA). Le suivi des provisions respecte la structure de comptes que vous avez choisie.
• Signature. Signature électronique simple pour les documents courants, signature qualifiée (QES) pour les actes en forme écrite (art. 14 al. 2bis CO).
• Délais. Les rappels portent sur les dates que vous avez saisies. Le calcul des délais reste sous votre responsabilité.

Où sont vos données

Odoo Online héberge les données en Europe. Les sauvegardes sont répliquées dans au moins trois centres de données en Europe. Odoo ne propose pas de région suisse. Si vous voulez un hébergement en Suisse, nous installons Odoo chez un hébergeur suisse, sur une installation dédiée. Pour une étude d'avocats, ce choix se fait en connaissance de cause : nous en parlons en détail sur la page Secret professionnel et cloud et sur la page Sécurité.

Questions fréquentes