Facility services : chaque demande dans les délais, chaque contrôle à l'heure

Pour qui

Cette offre s'adresse aux entreprises qui entretiennent et exploitent les bâtiments de leurs clients :

• les entreprises de facility management technique et infrastructurel ;
• les entreprises multiservices : petite maintenance, conciergerie technique, espaces verts, nettoyage ;
• les services techniques travaillant pour des régies, des propriétaires, des entreprises ou des collectivités ;
• les entreprises de nettoyage, de sécurité ou de techniques du bâtiment qui élargissent leur offre à des contrats globaux.

Où ça coince

• Les demandes des clients arrivent par téléphone, courriel et messagerie ; le délai promis au contrat n'est suivi par personne.
• Le préventif est planifié dans un tableur ; quand une équipe est débordée, il glisse sans que le client le sache.
• Les contrôles obligatoires (ascenseurs, installations électriques, protection incendie, citernes) dépendent de la mémoire d'un collaborateur.
• Les heures incluses dans le forfait sont dépassées sans que le supplément soit facturé.
• Le rapport mensuel au client se reconstitue à partir de bons papier.

Ce que nous préparons pour vous

Vous ne recevez pas un logiciel à apprendre. Vous recevez des résultats, préparés sans ressaisie et validés par vous :

• Le relevé de chaque site : les installations du client, avec leur code de classification, leur numéro de série et la date du prochain contrôle obligatoire.
• Des contrats clairs : forfait mensuel, heures incluses, délais de réponse et de rétablissement, service de piquet.
• Les demandes et pannes reçues par courriel ou par le portail du client, avec un délai de réponse selon la priorité.
• Les interventions planifiées, avec un bon rempli et signé sur téléphone : travaux, pièces, photos, temps passé.
• La maintenance préventive générée pour chaque installation, à la bonne fréquence, avec son rapport.
• Les alertes : délai de réponse dépassé, préventif en retard, contrôle obligatoire proche, contrat échu, heures du contrat dépassées.
• La fin de mois : forfaits, heures et matériel hors forfait facturés, et un rapport au client prêt à relire.

Le parcours, du relevé du site au rapport mensuel

1. Relever le site

Chaque installation du client est enregistrée, avec son code, son numéro de série et ses contrôles obligatoires.

2. Signer le contrat

Forfait, heures incluses, délais et piquet sont fixés dans l'offre, signée en ligne. L'abonnement se facture ensuite chaque mois.

3. Planifier le préventif

Les visites préventives sont générées pour chaque installation, placées au planning et rappelées aux équipes.

4. Traiter la demande

Une panne arrive : le délai de réponse démarre, l'intervention est planifiée, le bon est signé sur place par le client.

5. Facturer et rendre compte

En fin de mois, le hors-forfait est facturé et le rapport au client est prêt : demandes, délais tenus, préventif fait, contrôles à venir.

Vous gardez la main

Préparé pour vous, validé par vous. Rien ne part sans votre validation.

• Factures et rapports attendent votre accord avant l'envoi.
• Vous choisissez ce qui peut partir seul, par exemple la copie du bon d'intervention signé au client.
• Les alertes préparent, elles ne décident pas. Facturer un dépassement, déplacer un préventif : c'est vous qui tranchez.

Dans sa configuration standard, Odoo envoie certains courriels d'office, par exemple la confirmation de commande. Notre paramétrage les met en file de validation ou les désactive, selon votre choix.

Moins de saisie, plus de contrôle.

Avant / après

Le temps libéré et les erreurs évitées sont chiffrés avec vous pendant le diagnostic.

Comment ça se passe

1. Diagnostic gratuit (1 h). Un contrat et un mois réels, de la demande au rapport. Vous repartez avec la liste de ce qui peut être préparé pour vous.
2. Proposition chiffrée. Périmètre, calendrier et prix, établis après le diagnostic selon vos sites et vos équipes.
3. Reprise des données. Clients, sites, installations, contrats, plans de maintenance. Voir Migration vers Odoo.
4. Essai sur un mois réel. Demandes, interventions, préventif, facturation. Chaque circuit est testé avec vous.
5. Mise en service et suivi. Vos techniciens sont formés sur leur téléphone.

Adapté à la Suisse

Nous réglons l'outil selon vos règles. Nous ne donnons pas d'avis juridique ni fiscal : ces points se valident avec votre association professionnelle, votre conseil ou votre fiduciaire.

• Conventions collectives. Selon l'activité réellement exercée (nettoyage, sécurité privée, techniques du bâtiment, électricité, paysagisme), une convention collective fixe salaires minimaux et suppléments. Les contrôles se règlent métier par métier.
• Service de piquet. Le temps de piquet et les interventions suivent les règles de la loi sur le travail ; les heures sont saisies à part pour être décomptées juste.
• Contrôles obligatoires. Ascenseurs, installations électriques, protection incendie, citernes : chaque installation porte sa périodicité, selon les prescriptions qui s'y appliquent.
• Descriptions et classifications. Prestations et installations peuvent être décrites selon les référentiels suisses du facility management et de la construction, si vos clients les utilisent.
• TVA. Une prestation sur un immeuble est en principe imposable là où se trouve l'immeuble, au taux normal. L'outil applique le traitement validé par votre fiduciaire.

Où sont vos données

Odoo Online héberge les données en Europe. Les sauvegardes sont répliquées dans au moins trois centres de données en Europe. Odoo ne propose pas de région suisse. Si vous voulez un hébergement en Suisse, nous installons Odoo chez un hébergeur suisse, sur une installation dédiée. Le détail est sur la page Sécurité des données.

Questions fréquentes

Faire seul, intégrateur généraliste ou dooxpert

✓ : prévu d'office. Partiel : possible, selon le projet. — : non prévu. Un intégrateur généraliste peut couvrir chaque point ; la différence tient à ce qui est prévu d'office.

Nos engagements

Durées indicatives

Durées habituelles. La date qui vous engage est celle de votre offre écrite.