Acte électronique 2029 : ce que votre étude peut faire déjà

La loi prévoit l'acte authentique électronique (LNN, adoptée le 16.06.2023), avec une entrée en vigueur prévue en 2029. Elle n'est pas encore en vigueur : aujourd'hui, l'acte reste sur papier et se signe devant le notaire. Votre étude peut déjà mettre en numérique tout ce qui entoure l'acte : dossier, pièces, procurations, registres, facturation. Cet article propose six chantiers concrets, préparés pour vous et validés par vous : le jour venu, il ne restera qu'à brancher l'acte.

Où en est-on ?

Le 16 juin 2023, le Parlement a adopté la loi fédérale sur le passage au numérique dans le domaine du notariat (LNN). Selon l'Office fédéral de la justice (OFJ), elle permettra d'établir l'original des actes authentiques sous forme électronique et de le conserver dans un registre central géré par la Confédération. L'entrée en vigueur est prévue pour 2029. Avant cela, l'ordonnance sur les actes authentiques électroniques (OAAE) doit être entièrement révisée et le registre mis en service.

Aujourd'hui, l'original de l'acte reste sur papier et se signe en présence du notaire. Ce qui existe déjà en électronique, ce sont les expéditions (les copies officielles) et les légalisations. Le notaire les signe lui-même avec sa signature électronique qualifiée. Voir LNN et acte authentique électronique.

La vraie question est donc : que faire en attendant ?

Pourquoi commencer maintenant

Prenez une vente immobilière. Avant l'acte : ouverture du dossier, pièces, procurations, projets. Après : réquisitions, expéditions, facturation, archivage. Si tout cela vit dans des classeurs et des courriels, un original électronique changera peu de chose.

Une étude dont le dossier est déjà numérique n'aura qu'une pièce à ajouter. Et chaque chantier fait gagner du temps dès aujourd'hui : [X h gagnées / mois] selon le volume. Le principe : préparé pour vous, validé par vous.

Chantier 1 : un dossier numérique par affaire

Une affaire, un dossier, un seul endroit. On y trouve les parties, l'objet, les pièces reçues, les échanges, les projets d'acte et les échéances.

• les parties sont saisies une fois et reprises dans tous les documents ;
• chaque type d'affaire (vente immobilière, constitution de société, succession, contrat de mariage) a son modèle de dossier ;
• chaque dossier a un statut clair pour toute l'étude : ouvert, en attente de pièces, prêt pour signature, en suivi registre, clos.

C'est le socle des autres chantiers. Voir Ouverture de dossier et pièces.

Chantier 2 : des pièces reçues en ligne, classées et datées

Scanner après coup, c'est garder le papier comme référence. Mieux vaut recevoir la pièce déjà numérique : le client la dépose en ligne, et la date de réception est enregistrée.

Pour chaque type d'affaire, une liste de pièces attendues est prête. Les rappels aux clients sont préparés, et vous validez leur envoi. Vous voyez d'un coup d'œil ce qui manque.

Fixez aussi une règle de nommage commune : le nom d'une pièce dit ce qu'elle est, pour quelle partie et de quelle date.

Chantier 3 : procurations et conventions en signature qualifiée

Tous les documents d'un dossier ne sont pas des actes authentiques. Pour ceux qui exigent seulement la forme écrite, la signature électronique qualifiée (QES) avec horodatage qualifié vaut signature manuscrite (art. 14 al. 2bis CO). La QES est la signature en ligne de plus haut niveau, liée à une identité vérifiée. Une procuration ou une convention sous seing privé peut donc, dans ces cas, être signée à distance avant le rendez-vous. dooxpert utilise pour cela Skribble.

Deux réserves. L'art. 14 al. 2bis CO réserve lui-même les dispositions légales ou contractuelles contraires. Et certaines procurations exigent une forme particulière, par exemple une signature légalisée, selon l'acte ou le registre. C'est le notaire qui fixe la forme requise, au cas par cas. L'outil prépare le document et suit la signature. Voir Procurations et signature qualifiée.

Chantier 4 : le suivi des registres sans agenda parallèle

Une réquisition au registre foncier ou au registre du commerce se suit souvent dans un agenda personnel. Dans un dossier numérique, chaque réquisition a un statut, une date d'envoi et une relance préparée si rien ne bouge. Les pièces en retour sont classées au bon endroit.

Comment l'acte électronique circulera vers les registres, personne ne le sait encore. Une étude qui suit déjà ses réquisitions avec ordre aura moins à changer. Voir Suivi RC et RF.

Chantier 5 : débours et émoluments rattachés au dossier

Le tarif reste cantonal, et c'est vous qui l'appliquez. Les débours (extraits, frais de registre, envois) sont rattachés au dossier au fil de l'eau. La provision est demandée dès l'ouverture. En fin d'affaire, la note est préparée pour votre relecture, émoluments et débours séparés. Vous la validez avant qu'elle parte. Voir Débours, émoluments et facturation.

Chantier 6 : les habitudes de l'équipe

Un outil ne change rien si l'équipe imprime « pour être sûre ». Ce chantier est humain :

• décider qui ouvre les dossiers, qui valide les envois, qui suit les registres ;
• fixer ce qui part seul et ce qui attend une validation. Par défaut, rien ne part sans vous ;
• former sur de vrais dossiers, pas sur une démonstration.

Ce qui n'est pas possible aujourd'hui

Pour éviter tout malentendu, on ne peut pas aujourd'hui :

• établir l'original d'un acte authentique sous forme électronique ;
• faire signer un acte authentique à distance par les parties ;
• remplacer la conservation de vos minutes par un registre central, encore en création.

Le testament olographe, lui, doit toujours être entièrement écrit à la main (art. 505 CC). Méfiez-vous de toute offre qui promet de « signer vos actes en ligne ».

En pratique : votre feuille de route avant 2029

• Un modèle de dossier par type d'affaire, avec statuts communs.
• Une liste de pièces par type d'affaire et un dépôt en ligne pour les clients.
• Une règle de nommage des pièces, écrite et partagée.
• Les procurations qui n'exigent que la forme écrite signées en QES ; forme vérifiée au cas par cas.
• Chaque réquisition RC et RF suivie avec statut et relance.
• Débours rattachés au fil de l'eau et provision demandée à l'ouverture.
• Une règle claire : ce qui part seul, ce qui attend votre validation.
• Une veille à chaque publication de l'OFJ sur la LNN.

Questions fréquentes

Faut-il attendre les textes d'application pour commencer ?

Non. Les six chantiers relèvent du cadre légal actuel. Les textes d'application porteront sur l'acte électronique lui-même et le registre central.

Notre dossier numérique sera-t-il compatible avec l'acte électronique ?

Personne ne peut le garantir avant ces textes. Nous suivons les travaux et adapterons le classement à ce qu'ils exigeront. Un dossier déjà ordonné s'adapte plus facilement qu'un dossier papier.

Où sont les données de l'étude ?

Sur Odoo Online, en Europe, avec des sauvegardes copiées dans au moins trois centres de données en Europe. Odoo ne propose pas de région suisse. Pour garder vos données en Suisse, nous installons Odoo chez un hébergeur suisse, sur une installation dédiée. Voir Sécurité.