Conseil et agences : du devis à la facture sans ressaisie

Dans un bureau de conseil ou une agence, la même information est souvent tapée quatre fois : devis, suivi, temps, facture. Chaque ressaisie coûte du temps et ouvre la porte aux erreurs : un taux faux, un jalon oublié, un forfait facturé deux fois. Cet article montre comment saisir l'information une seule fois, du devis signé à l'encaissement, avec quelques repères suisses utiles. En fin de mois, vos factures sont préparées pour vous : vous les relisez et vous validez, rien ne part sans vous.

Le 30 du mois, dans une agence de six personnes

Vous vendez du temps et du savoir-faire. Bureau de conseil en gestion ou en ressources humaines, agence de communication, agence web : le chemin est toujours le même.

1. un devis ou une proposition de mission ;
2. une mission, avec un budget d'heures ou des étapes ;
3. du temps passé par l'équipe ;
4. une facture ;
5. un encaissement, parfois après un rappel.

Mais chaque étape vit souvent dans un outil différent. Le devis est un document de traitement de texte. La mission est une ligne dans un tableur. Les temps sont saisis tard, parfois reconstitués depuis les agendas. Le 30 du mois, la facture est faite de mémoire. Les rappels dépendent de quelqu'un qui y pense.

Chaque passage d'un outil à l'autre est une ressaisie. Et chaque ressaisie coûte deux fois : le temps de la faire, et le risque d'erreur.

Une seule saisie : préparé pour vous, validé par vous

Avec dooxpert, Odoo est réglé pour votre façon de vendre : au forfait, en régie (au temps passé), par étapes ou en abonnement mensuel. Le principe : chaque étape prépare la suivante, et vous validez ce qui engage le bureau.

Le devis part de vos modèles

Vous partez d'un modèle par type de mission : audit, accompagnement, refonte de site, campagne. Les lignes, les taux par profil et les conditions sont déjà là. Vous ajustez, un associé ou le chef de projet valide, et le client signe en ligne avec une signature électronique simple.

Le devis signé ouvre la mission

Dès la signature, la mission est créée avec ses tâches et son budget d'heures, repris du devis. Rien à retaper. Le chef de projet vérifie et répartit le travail.

Les temps se rattachent à la mission

Chacun saisit son temps sur la mission, au fil de la semaine. Le vendredi, un rappel part à ceux dont les temps manquent. Le chef de projet valide les temps de son équipe.

La facture suit le mode de la mission

• En régie : la facture reprend les temps validés, au taux de chaque profil.
• Au forfait : la facture est préparée quand une étape est atteinte, ou selon l'échéancier convenu.
• En abonnement (forfait mensuel, maintenance de site, accompagnement continu) : la facture de la période est préparée à l'échéance.

Dans tous les cas, la facture attend votre relecture. Votre administration la vérifie et l'envoie avec une QR-facture. Si vous le voulez, certains types de factures, comme les abonnements, peuvent partir seuls : c'est votre choix, type par type.

Les rappels suivent la même logique

Quand une échéance est dépassée, le rappel est préparé et part après validation. Au dernier niveau, c'est une tâche qui vous est confiée, pas un envoi automatique : une mise en demeure ou une poursuite reste votre décision.

En plus : savoir si une mission gagne de l'argent

Quand devis, temps et factures sont reliés, vous savez à tout moment où en est une mission :

• heures passées par rapport au budget ;
• montant facturé par rapport au montant vendu ;
• temps non facturable passé par l'équipe.

Une alerte vous prévient quand une mission approche de son budget d'heures, au seuil que vous avez choisi, et une proposition d'avenant peut être préparée. En fin de mois, vous recevez un relevé de rentabilité par mission et par client. Plus besoin d'attendre la clôture des comptes.

Quelques repères suisses

• QR-facture : les bulletins de versement rouges et orange ont été remplacés par la QR-facture au 30 septembre 2022. Une facture émise avec une référence structurée peut ensuite être rapprochée automatiquement du paiement reçu.
• Retard de paiement : si le jour du paiement a été fixé avec le client, par exemple dans le devis signé, le client est « en demeure », c'est-à-dire officiellement en retard, dès que ce jour est passé (art. 102 al. 2 CO). Sinon, il faut d'abord le lui réclamer, par exemple par un rappel (art. 102 al. 1 CO). D'où l'intérêt d'inscrire les conditions de paiement dans le devis signé.
• Services achetés à l'étranger : logiciels en ligne, sous-traitants ou publicité achetés à des prestataires étrangers peuvent être soumis à l'impôt sur les acquisitions. Selon l'Administration fédérale des contributions, un assujetti à la TVA les déclare et les impose ; un non-assujetti y est soumis au-delà de 10'000 francs par année civile.
• Conservation : les livres et pièces comptables, factures comprises, se conservent dix ans à partir de la fin de l'exercice (art. 958f CO).
• Données de vos clients : si vous traitez des données personnelles pour vos clients (fichiers clients, campagnes, recrutement), vous êtes leur sous-traitant au sens de l'art. 9 LPD. Un accord de sous-traitance est alors signé avec le contrat de mission.

En pratique : votre liste de contrôle

• Un modèle de devis par type de mission, avec vos taux par profil.
• Chaque devis indique le mode de facturation : régie, forfait par étapes, abonnement.
• Un devis signé crée la mission avec son budget d'heures, sans ressaisie.
• Les temps sont saisis dans la semaine et validés par le chef de projet.
• Chaque facture porte une échéance claire et une QR-facture.
• Les rappels sont préparés par niveaux, et le dernier niveau reste une décision humaine.
• Vous suivez la rentabilité de chaque mission en cours, pas seulement à la clôture.
• Vous avez choisi, type par type, les factures qui partent seules et celles que vous validez.

Et votre logiciel actuel ?

Nous reprenons vos clients, vos modèles de devis et grilles de taux, les missions en cours (budget, heures passées, solde à facturer), les abonnements actifs, les temps non facturés et les soldes ouverts. Tout est nettoyé et essayé sur une base de test avant le changement. Voir Passer à Odoo.

Questions fréquentes

Mes collaborateurs vont-ils saisir leurs temps plus souvent ? Pas plus souvent, mais au bon endroit : directement sur la mission. Le rappel du vendredi évite la reconstitution de fin de mois.

Peut-on mélanger forfait et régie dans la même mission ? Oui. Un devis peut combiner des étapes au forfait et une partie en régie. Chaque partie est facturée selon sa propre règle.

Qui décide de l'envoi des factures ? Vous. Par défaut, toutes les factures attendent votre validation. Vous pouvez laisser partir seuls certains types, comme les abonnements.