Consentement et plafonds LSE : un dossier propre avant chaque présentation

Un CV qui part chez un client sans l'accord du candidat, c'est un risque pour le candidat, pour le client et pour votre agence. La loi limite aussi ce qu'un candidat peut payer : 40 francs d'inscription et 5 % du premier salaire annuel au plus. Cet article donne une méthode simple pour qu'aucun dossier ne soit présenté sans consentement enregistré. Il montre aussi comment la facture de commission est contrôlée avant de partir.

Un mardi matin, un CV de trop

Une consultante trouve le profil idéal pour un client. Elle l'a rencontré il y a un an, pour un autre poste. Elle envoie le CV dans la minute, pour ne pas se faire devancer. Le candidat, lui, a entre-temps trouvé un emploi… chez un concurrent du client. Il découvre que son dossier circule sans qu'on le lui ait demandé.

Personne n'a voulu mal faire. Le problème, c'est que rien ne disait à la consultante que ce dossier n'était plus « présentable ».

Ce que dit la loi, en clair

La loi sur le service de l'emploi (LSE) encadre le placement privé. Trois règles comptent au quotidien.

Les données ne servent qu'au placement. Le placeur ne traite les données des candidats que dans la mesure et aussi longtemps qu'elles sont nécessaires au placement (art. 7 al. 3 LSE). Au terme de la procédure, elles doivent en principe être effacées. Les garder plus longtemps, ou les transmettre à d'autres employeurs, demande l'accord du candidat.

Le candidat paie peu, ou rien. Si c'est lui qui paie, la taxe d'inscription est de 40 francs au plus, et la commission de placement de 5 % au plus de son premier salaire annuel brut. Quand c'est l'entreprise cliente qui paie, ce qui est le cas le plus courant en chasse de têtes, la loi ne fixe pas de plafond : ce sont les conditions de votre mandat qui s'appliquent.

Le contrat se conclut par écrit. Le contrat de placement avec le candidat est écrit. Il précise le service rendu et ce que le candidat paie, le cas échéant.

La méthode : trois états pour chaque dossier

La façon la plus simple d'éviter le « CV de trop » est de donner à chaque dossier un état visible par toute l'équipe.

1. En attente de consentement

Le dossier s'ouvre dès la réception de la candidature. Le contrat de placement et la demande de consentement partent tout de suite pour signature en ligne. Le candidat signe depuis son téléphone, sans créer de compte. Tant qu'il n'a pas signé, une relance part au rythme que vous fixez.

Dans cet état, le dossier peut être lu, trié et commenté en interne. Il ne peut pas être présenté.

2. Présentable

Le consentement est signé et daté. Le dossier de présentation peut être préparé, dans votre mise en page, anonymisé si vous le souhaitez : nom, adresse et photo retirés, parcours et compétences conservés. La consultante choisit le client et relit le dossier. Il part quand elle valide.

Le consentement a une date d'échéance. À l'approche de cette date, le candidat reçoit une demande de renouvellement.

3. À échéance

Le consentement a expiré ou la procédure est terminée. Le dossier redevient non présentable. Chaque mois, la liste des dossiers arrivés à échéance est proposée à la personne responsable de la protection des données, qui confirme la suppression.

Avec ces trois états, la consultante du mardi matin aurait vu tout de suite que le dossier était « à échéance ». Elle aurait appelé le candidat avant d'envoyer quoi que ce soit.

La facture de commission, contrôlée avant l'envoi

Deuxième source d'erreurs : la facture. Avec le réglage dooxpert, elle est préparée le jour où le contrat de travail est signé, à partir des conditions du mandat. Personne ne la ressaisit.

Si la commission est facturée au candidat, le plafond est contrôlé : 5 % du premier salaire annuel brut. Exemple : pour un salaire annuel de CHF 90'000, la commission payée par le candidat ne peut pas dépasser CHF 4'500. Si le montant prévu est plus élevé, la facture reste en attente et la comptabilité voit pourquoi.

Si c'est l'entreprise qui paie, la facture reprend simplement les honoraires du mandat signé : forfait, pourcentage, acompte.

Préparé pour vous, validé par vous

Avec Odoo réglé par dooxpert, ce qui revient est préparé automatiquement : le contrat de placement, la demande de consentement, les relances, le dossier de présentation, la facture de commission, la liste des dossiers à supprimer. Mais rien ne part sans votre validation. Aucun dossier n'est transmis à un client sans votre clic. Vous pouvez choisir qu'une relance de consentement parte seule ; tout le reste attend votre accord.

Moins de saisie, plus de contrôle. Le parcours complet est décrit sur notre page Placement et recrutement.

En pratique : la liste de contrôle avant une présentation

• Le contrat de placement est signé.
• Le consentement du candidat est signé, daté et pas échu.
• Le candidat sait à quel client son dossier sera présenté, si c'est votre pratique.
• Le dossier est anonymisé si le client ne doit pas encore connaître l'identité.
• Si le candidat paie : taxe d'inscription de 40 francs au plus, commission de 5 % au plus.
• La facture reprend les conditions du mandat signé.
• Les dossiers à échéance sont proposés pour suppression chaque mois.

Questions fréquentes

Le consentement doit-il être renouvelé pour chaque client ?

Cela dépend de ce que vous demandez au candidat. Un consentement peut couvrir un poste précis ou une période donnée. Nous paramétrons le modèle que vous utilisez déjà, et l'outil suit sa date d'échéance.

Et si le candidat retire son consentement ?

Le dossier repasse immédiatement en état non présentable. Il est proposé pour suppression, sauf ce que vous devez conserver pour d'autres raisons, comme une facture déjà émise.

Les plafonds s'appliquent-ils quand le client paie ?

Non. Les plafonds de 40 francs et de 5 % concernent ce que paie le candidat. Quand l'entreprise paie, ce sont les conditions de votre mandat qui s'appliquent.