Maintenance d'alarme : plus aucune visite oubliée

Chez un installateur de sécurité, la marge se fait autant sur les contrats de maintenance que sur les chantiers. Pourtant, les visites s'oublient, les techniciens arrivent sans connaître l'installation et les factures partent en retard. Cet article montre le cycle d'un contrat, de la mise en service à la facture, avec les rappels utiles sur la télésurveillance et la vidéosurveillance. Visites, rapports et factures sont préparés pour vous ; rien ne part chez le client sans votre validation.

Douze mois après le chantier

Le chantier est fini, le client est content. Le contrat de maintenance dort dans un classeur. Le numéro de série de la centrale est dans le carnet du technicien. L'abonnement de télésurveillance vit dans un tableur que personne ne met à jour.

Un an plus tard, trois choses arrivent souvent ensemble :

• la visite annuelle est oubliée, ou calée au dernier moment ;
• le technicien sonne chez le client sans savoir ce qui est installé : quels détecteurs, quelle version, posés quand ;
• le rapport est rempli sur papier, retapé au bureau, puis facturé deux semaines plus tard, si quelqu'un y pense.

Sur l'ensemble de vos contrats, cela fait des visites manquées, des heures non facturées et des clients qui se demandent ce qu'ils paient.

Préparé pour vous, validé par vous

Avec dooxpert, Odoo est réglé pour votre métier d'installateur. Les documents et les tâches qui reviennent sont préparés automatiquement. Rien ne part chez le client sans votre accord, sauf ce que vous choisissez d'envoyer d'office, par exemple la copie du rapport signé.

1. La mise en service nourrit le contrat

À la fin du chantier, le technicien remplit le procès-verbal de mise en service sur tablette : appareils posés, numéros de série, zones, tests, formation de l'utilisateur. Le client signe sur l'écran. Le PDF signé est rangé dans le dossier du site.

Ce procès-verbal devient la référence de ce qui est installé. Le contrat de maintenance, et s'il y a lieu l'abonnement de télésurveillance, sont préparés à partir de lui. Vous relisez, puis vous envoyez le contrat en signature électronique.

2. Les visites arrivent d'elles-mêmes dans le planning

Chaque contrat a son rythme : une visite par an, deux, ou ce que vous avez convenu. À l'approche de l'échéance, la visite apparaît dans le planning des techniciens. Votre chef technique voit la liste le matin, ajuste les créneaux et valide. Le rappel de rendez-vous part au client seulement à ce moment-là.

3. Le technicien sait ce qu'il va trouver

Sur sa tablette : le site, les appareils et leurs numéros de série, les fins de garantie, l'historique des passages. Plus d'appel au bureau depuis le trottoir.

4. Le rapport est signé sur place

Le rapport suit la trame de votre métier : centrale et alimentation de secours, test des détecteurs, transmission vers la centrale d'alarme, remarques, pièces changées. Le client signe. Vous décidez si la copie PDF lui part tout de suite, ou après relecture au bureau.

5. La facture est prête le soir même

Si la visite est couverte par le forfait, il n'y a rien à facturer. Si des pièces ou des heures en plus ont été nécessaires, la facture est préparée à partir du rapport signé. Votre administration la relit et l'envoie avec une QR-facture. Les rappels de paiement suivent le même chemin : préparés, puis validés.

Et la télésurveillance ?

L'abonnement qui relie un site à une centrale d'alarme est souvent votre revenu le plus régulier, et le plus mal suivi. Avec le réglage dooxpert, chaque site abonné a sa facture périodique préparée d'avance. Un contrôle mensuel vous signale tout site actif qui n'a pas été facturé.

Un point juridique à garder en tête. Dans les cantons romands liés par le Concordat sur les entreprises de sécurité, l'État de Vaud indique que l'exploitation d'une centrale d'alarme privée y est soumise. Si vous exploitez vous-même une centrale, ou si vos équipes se déplacent en cas d'alarme, renseignez-vous auprès de l'autorité cantonale sur les autorisations nécessaires.

Vidéosurveillance : gardez la trace de vos conseils

Pour la vidéosurveillance par des particuliers, le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) rappelle quelques règles. La caméra ne filme que le terrain du client. Les personnes sont informées avant d'entrer dans le champ. Les images ne sont gardées que le temps nécessaire, en règle générale 24 heures selon le PFPDT. Et l'accès aux images est limité au minimum.

Le respect de ces règles revient à votre client, qui exploite la caméra. Mais un procès-verbal qui note le champ réglé, les panneaux posés et la durée de conservation montre que vous l'avez bien conseillé.

Si vous accédez aux images de vos clients, pour une maintenance à distance ou un stockage, vous traitez des données pour leur compte. Vous êtes alors leur « sous-traitant ». La loi sur la protection des données (art. 9 LPD) prévoit un contrat pour cela, et vous ne pouvez confier ce travail à un tiers qu'avec l'accord préalable du client. dooxpert fournit un modèle d'accord, joint au contrat de maintenance et signé en même temps.

En pratique : votre liste de contrôle

• Chaque site a une adresse d'installation distincte de l'adresse de facturation.
• Le matériel installé est noté par site : appareil, numéro de série, date de pose, fin de garantie.
• Chaque contrat de maintenance a un rythme de visite et une prochaine échéance.
• Chaque abonnement de télésurveillance est rattaché à un site et facturé chaque période.
• Le rapport de maintenance suit une trame fixe et est signé par le client.
• Vous avez choisi, document par document, ce qui part seul et ce qui attend votre validation.
• Les codes d'accès des équipements sont dans un coffre-fort à mots de passe, pas dans votre logiciel de gestion.
• Un accord de sous-traitance est signé quand vous accédez aux images de vos clients.

Vous avez déjà un logiciel ?

Le passage à Odoo commence par la reprise de vos données : clients et sites, matériel installé, contrats et abonnements avec leur prochaine échéance, soldes ouverts. Tout est nettoyé et essayé sur une base de test avant le changement. Vous validez chaque étape. Voir Passer à Odoo.

Questions fréquentes

Le rapport part-il chez le client dès qu'il est signé ? Seulement si vous l'avez choisi. Par défaut, les documents attendent votre validation. Vous pouvez laisser partir seule la copie du rapport, et garder les factures sous contrôle.

Mes techniciens doivent-ils apprendre un nouveau logiciel ? Ils ont une tablette avec leurs visites et une trame de rapport à remplir. La formation porte sur votre façon de travailler, pas sur l'informatique.

Peut-on gérer les chantiers neufs et la maintenance ensemble ? Oui. Le devis signé crée l'intervention d'installation, et la mise en service crée le contrat de maintenance. C'est la même chaîne, du premier devis à la dixième visite.