Pourquoi la migration fait peur, et pourquoi elle ne devrait pas
bexio et Abacus sont deux logiciels très répandus en Suisse. Quand une PME envisage de passer à Odoo, la crainte est presque toujours la même : « on va perdre des semaines, la comptabilité va s'arrêter, les décomptes TVA vont être faux ». Ce risque existe si la migration est traitée comme un simple transfert de fichiers. Il devient très faible si elle est traitée comme un projet comptable, avec une date de bascule, des soldes contrôlés et un ancien système qui reste consultable.
Voici la méthode que nous appliquons, en six étapes. Elle vaut pour bexio comme pour Abacus ; seuls les formats d'export changent.
Étape 1 : choisir la date de bascule
La date de bascule est le jour à partir duquel toutes les nouvelles écritures sont saisies dans Odoo. Tout le reste en découle. Trois options sont courantes :
- Le début d'un exercice : c'est la solution la plus propre. Les soldes d'ouverture sont ceux du bilan de clôture, et l'ancien exercice est bouclé dans l'ancien logiciel.
- Le début d'une période de décompte TVA : chaque décompte reste produit par un seul système, ce qui simplifie les contrôles.
- Le début d'un mois en cours d'exercice : possible, mais il faut alors reprendre les soldes de tous les comptes de bilan et de résultat à cette date.
Si vous gérez les salaires dans bexio ou Abacus, une bascule en début d'année civile évite d'avoir deux systèmes qui produisent chacun une partie des certificats de salaire de l'année.
Étape 2 : inventorier et exporter les données
Avant d'exporter, on décide ce qui doit vraiment passer dans Odoo. Une liste type :
- le plan comptable et sa correspondance avec celui d'Odoo ;
- les clients, fournisseurs et contacts, nettoyés des doublons ;
- les factures clients et fournisseurs encore ouvertes à la date de bascule ;
- les soldes de tous les comptes à la date de bascule ;
- les articles et prestations, avec leurs codes TVA ;
- les immobilisations et leurs amortissements cumulés, si vous les suivez ;
- pour les salaires : les fiches du personnel et les cumuls de l'année si la bascule a lieu en cours d'année.
bexio et Abacus permettent d'exporter ces données dans des formats tabulaires, mais les possibilités varient selon la version, les modules et l'abonnement. Il faut le vérifier dès le départ, et ne pas attendre la résiliation de l'ancien contrat pour s'en apercevoir. L'historique détaillé des années passées n'a en général pas besoin d'être migré : il reste consultable dans l'ancien système ou dans un export archivé (voir l'étape 6).
Étape 3 : paramétrer Odoo avant d'importer
Importer dans une base mal paramétrée, c'est déplacer le problème. Avant toute reprise, on configure :
- la société, l'exercice comptable et la monnaie ;
- la localisation suisse et le plan comptable, ajusté à vos comptes actuels ;
- les taxes : depuis le 1er janvier 2024, les taux de TVA sont de 8,1 %, 2,6 % et 3,8 %. Si vous décomptez selon la méthode des taux de la dette fiscale nette, la configuration diffère de la méthode effective et doit refléter les taux qui vous ont été attribués ;
- les journaux, les comptes bancaires et la QR-facture ;
- les conditions de paiement, les relances et les modèles de documents.
C'est aussi le moment de corriger ce qui gênait dans l'ancien système : comptes en double, codes TVA inutilisés, numérotations hétérogènes. Nos pages comptabilité et TVA et facturation QR détaillent ces paramètres.
Étape 4 : reprendre les soldes et les postes ouverts, puis contrôler
La reprise se fait par une écriture d'ouverture et par l'import des factures ouvertes, de façon à pouvoir relancer et lettrer les paiements directement dans Odoo. Trois contrôles sont indispensables :
- la balance d'Odoo à la date de bascule doit être identique à celle de l'ancien logiciel, compte par compte ;
- le total des factures clients ouvertes doit correspondre au solde du compte débiteurs, et de même pour les fournisseurs ;
- les soldes bancaires doivent correspondre aux relevés de la banque à la même date.
Chaque contrôle est documenté et validé par la personne responsable de la comptabilité ou par la fiduciaire. Sans cette validation, on ne passe pas à l'étape suivante.
Étape 5 : faire tourner les deux systèmes côte à côte, brièvement
C'est ce qui permet de ne jamais arrêter la comptabilité. Pendant quelques semaines :
- les opérations postérieures à la date de bascule sont saisies dans Odoo ;
- les écritures de clôture de la période précédente (régularisations, amortissements, corrections) sont passées dans l'ancien logiciel ;
- si ces écritures modifient les soldes de clôture, l'écriture d'ouverture dans Odoo est ajustée et les contrôles de l'étape 4 sont refaits.
Il ne s'agit pas d'une double saisie de tout, mais d'un chevauchement organisé : chaque opération a un seul système de référence, selon sa date. Les équipes sont formées sur Odoo pendant cette période, sur leurs propres données.
Étape 6 : basculer définitivement et archiver l'ancien système
Une fois la période précédente bouclée et les soldes d'ouverture figés, Odoo devient le seul système. Reste une obligation souvent oubliée : les livres et pièces comptables doivent être conservés pendant dix ans (art. 958f CO). L'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) précise les conditions d'une conservation électronique, notamment l'intégrité et la lisibilité des données pendant toute la durée.
Concrètement, deux solutions :
- garder un accès en lecture à l'ancien logiciel, si l'éditeur le propose et à un coût raisonnable ;
- produire des exports complets (grands livres, journaux, balances, pièces) dans des formats lisibles à long terme, et les archiver de façon structurée.
Dans les deux cas, on vérifie avant la résiliation que l'archive est complète et lisible.
Combien de temps, et à quel prix ?
La durée dépend surtout de la qualité des données de départ et du nombre de modules concernés : une PME de services qui ne migre que la comptabilité et la facturation n'a pas le même projet qu'une entreprise qui reprend aussi les salaires, le stock et les projets. Plutôt que de donner un chiffre générique, nous le fixons après un diagnostic.
- Diagnostic gratuit d'une heure.
- Mise en place dès CHF 3'490 HT.
- Abonnement de suivi dès CHF 500 HT par mois pour les entreprises ; offre Solo dès CHF 160 HT par mois pour les indépendants et très petites structures, selon le métier.
- Audit d'une base Odoo existante : CHF 3'500 HT.
Les licences Odoo s'ajoutent à ces montants. Pour les estimer, et pour les comparer à vos coûts actuels, utilisez le calculateur de coût des logiciels. Notre comparatif des logiciels de gestion suisses vous aide aussi à vérifier qu'Odoo est le bon choix pour votre cas.
Les erreurs que nous voyons le plus souvent
- Résilier l'ancien logiciel avant d'avoir vérifié les exports.
- Migrer dix ans d'historique « au cas où », au lieu de l'archiver.
- Importer les contacts sans dédoublonnage.
- Oublier les codes TVA particuliers (importations, prestations de l'étranger, taux réduits).
- Basculer les salaires au milieu de l'année sans reprendre les cumuls.
- Démarrer sans contrôle de balance signé.
Prochaine étape
Faites d'abord le test « Prêt pour Odoo ? » : il vous indique en quelques minutes ce qui est prêt et ce qui demande du travail. Puis réservez votre diagnostic gratuit d'une heure : nous regardons vos exports bexio ou Abacus avec vous et fixons une date de bascule réaliste.