Numéros de série : sachez qui a acheté quoi, et quand

Un fabricant rappelle un lot de caméras, un installateur renvoie une centrale : il faut savoir tout de suite qui a acheté quoi, et quand. Cet article montre ce qu'un revendeur de matériel de sécurité a intérêt à suivre, de la réception au retour. Il résume ce que dit le Code des obligations sur la garantie, et vos obligations de reprise et de taxe de recyclage. Un seul scan à la réception suffit : le reste est préparé pour vous, et rien ne part sans votre validation.

Un mardi, au service après-vente

Un installateur appelle : une centrale posée chez son client ne démarre plus, il veut un échange sous garantie. Votre responsable SAV fouille le bon de livraison papier, le tableur des retours, la mémoire du magasinier. Et ne trouve pas la date de vente.

Pour un distributeur de caméras, de centrales ou de serrures électroniques, un appareil n'est pas un article parmi d'autres. C'est un numéro de série avec une histoire : reçu du fabricant tel jour, stocké à tel endroit, livré à tel installateur, parfois revenu en réparation.

Tant que cette histoire est éparpillée, chaque question simple devient une enquête :

• « Cette centrale est-elle encore sous garantie ? »
• « À quels clients avons-nous livré le lot rappelé ? »
• « Le fabricant acceptera-t-il le retour ? »

Ce qu'il faut suivre, étape par étape

À la réception

Chaque appareil reçu est enregistré avec son numéro de série, idéalement par scan. C'est la seule saisie. Tout le reste en découle.

À la livraison

Le bon de livraison reprend les numéros scannés pendant la préparation. Le client reçoit un document qui dit exactement ce qu'il a reçu. De votre côté, chaque numéro est désormais lié à un client, une commande et une date de vente.

Au retour

Quand un installateur signale un défaut, la demande de retour part du numéro de série. Date de vente et client d'origine sont retrouvés aussitôt. Le dossier de garantie pour le fabricant est préparé à partir de ces informations. Votre responsable SAV relit et décide. L'accusé de réception part au client après sa validation.

Au rappel

Un fabricant signale un problème sur une série de numéros ? La liste des clients concernés sort en une recherche, avec coordonnées et dates de livraison. Vous décidez du message et du moment.

La garantie : ce que dit le Code des obligations

La garantie légale pour les défauts de la chose vendue est réglée aux articles 197 et suivants du Code des obligations (CO). Quelques repères :

• Durée : l'action en garantie se prescrit en principe par deux ans dès la livraison (art. 210 CO).
• Entre professionnels : ces règles ne sont pas impératives. Vos conditions générales B2B peuvent les aménager, voire exclure la garantie, sauf si le vendeur a dissimulé frauduleusement le défaut (art. 199 CO).
• Envers un consommateur : si vous vendez aussi à des particuliers, la durée peut être allongée mais pas réduite, sauf pour une chose d'occasion, où elle peut descendre à un an.
• Vérifier et avertir : l'acheteur doit vérifier la marchandise dès réception et signaler les défauts sans délai (art. 201 CO). Sinon, la chose est considérée comme acceptée. Pour un défaut caché découvert plus tard, l'avis doit lui aussi être immédiat.

Depuis le 1er janvier 2026, lorsqu'un appareil intégré dans un bâtiment conformément à son usage normal provoque un défaut de ce bâtiment, l'acheteur a 60 jours pour signaler le défaut au vendeur — 60 jours dès sa découverte s'il n'était pas décelable lors des vérifications usuelles ; toute clause prévoyant un délai plus court est nulle (art. 201 al. 4 CO).

Deux conséquences pratiques. D'abord, des conditions générales distinctes pour vos clients professionnels et pour les particuliers. Ensuite, un historique fiable des dates de livraison par numéro de série : c'est lui qui dit, sans discussion, si un retour est dans les délais.

Et la garantie du fabricant ? Elle est fixée par le fabricant, et peut être plus longue ou plus courte que celle que vous accordez. Tenir les deux dates côte à côte évite d'accepter un retour que le fabricant refusera.

Recyclage : la reprise et la taxe anticipée

Pour les appareils électriques et électroniques, Swico, qui gère un système de reprise pour la branche, rappelle deux obligations aux revendeurs :

• Reprendre gratuitement les appareils du type de ceux que vous vendez, même achetés ailleurs et même sans achat d'un nouvel appareil.
• Inclure la taxe anticipée de recyclage dans le prix affiché aux consommateurs, selon les règles sur l'indication des prix. Swico recommande de préciser que la taxe est comprise.

Avec le réglage dooxpert, la taxe de recyclage est liée aux articles concernés. Selon votre choix, elle figure sur une ligne à part de la facture, ou reste comprise dans le prix avec la mention qui convient.

Préparé pour vous, validé par vous

Beaucoup de petites commandes poussent à tout automatiser. Nous conseillons plutôt de tout préparer, et de garder la main sur ce qui engage l'entreprise :

• l'offre est calculée avec la liste de prix du client ; le vendeur la valide ;
• la confirmation de commande attend votre validation. Odoo l'envoie d'office dans sa version standard ; le réglage dooxpert la retient ou non, selon votre choix ;
• la commande au fournisseur est préparée quand le stock passe sous le minimum ; l'acheteur la valide ;
• quand un fabricant publie un nouveau tarif, vos prix de vente sont recalculés selon vos marges, puis publiés après validation ;
• factures et rappels de paiement sont préparés ; l'administration les envoie.

En pratique : votre liste de contrôle

• Chaque appareil à numéro de série est enregistré dès la réception.
• Les numéros sont scannés à la préparation et figurent sur le bon de livraison.
• Pour chaque numéro, vous retrouvez client, date de livraison et fin de garantie.
• Vous tenez côte à côte votre garantie client et celle du fabricant.
• Vos conditions générales distinguent professionnels et consommateurs.
• Les articles soumis à la taxe anticipée de recyclage sont identifiés.
• La reprise gratuite des appareils usagés est organisée et connue de vos équipes.
• Confirmations de commande et factures partent après validation, ou d'office si vous l'avez choisi.

Passer à Odoo avec votre historique

Nous reprenons vos articles (référence fabricant, code EAN, taxe de recyclage, prix d'achat), vos listes de prix par client, votre stock par emplacement avec numéros de série, et l'historique des ventes par numéro, au moins pour la durée des garanties en cours. Tout est nettoyé et essayé sur une base de test avant le changement. Voir Passer à Odoo.

Questions fréquentes

Faut-il vraiment scanner chaque numéro de série à la livraison ? Pour les appareils sous garantie ou exposés à un rappel, oui. Le scan prend quelques secondes à la préparation et en fait gagner beaucoup au premier retour.

Puis-je exclure la garantie envers mes clients installateurs ? Entre professionnels, la loi le permet, sauf défaut dissimulé frauduleusement. C'est une décision commerciale et juridique : faites relire vos conditions générales par un juriste. Nous appliquons ensuite les délais que vous avez retenus.

Et si l'installateur revend l'appareil à un particulier ? Leur relation suit ses propres règles. De votre côté, l'historique par numéro de série vous dit qui vous a acheté l'appareil et quand : c'est la base de toute discussion sur un retour.