Quitter bexio pour Odoo : 8 étapes sans rien perdre

Changer de logiciel de gestion fait peur : vos clients, vos articles et vos soldes y sont depuis des années. Cet article décrit les huit étapes d'une migration vers Odoo qui se passe bien, depuis bexio ou un autre logiciel. À chaque étape, vous savez ce que vous préparez, ce que vous décidez et ce que vous signez. Tout est essayé sur une base de test avant le changement, et rien ne bascule sans votre feu vert.

Une PME, dix ans de données

Vous dirigez une PME de huit personnes. Depuis dix ans, bexio contient vos clients, vos articles, vos factures ouvertes, et deux tableurs suivent vos contrats. Une question vous retient : que va-t-on perdre en route ?

L'exemple est bexio, très répandu en Suisse romande. La méthode est la même depuis Abacus, Banana, Sage 50, Winbiz, Crésus, un logiciel de gérance ou de simples tableurs. Le principe reste : préparé pour vous, validé par vous.

Étape 1 : faire l'inventaire, y compris de ce qu'on laisse

On liste ce qui existe et ce qui doit suivre : contacts, employés, articles et prestations, soldes d'ouverture, factures ouvertes, historique utile. Pour chaque élément : le volume, qui fait l'export, sous quel format.

L'autre liste compte autant : ce qu'on ne reprend pas (anciens prospects, colonnes vides). La loi va dans ce sens : les données qui ne servent plus doivent être détruites ou anonymisées (art. 6 al. 4 LPD, la loi sur la protection des données).

Vous décidez du périmètre, du calendrier et des responsables. Vous signez une fiche de cadrage.

Étape 2 : exporter proprement, et noter vos totaux

L'export est fait par vous, votre éditeur ou votre fiduciaire. L'aide en ligne de bexio explique par exemple comment exporter les contacts. Le format exact se vérifie sur un fichier réel : nous ne promettons rien avant de l'avoir vu.

Deux règles :

• aucun export n'est envoyé par courriel ordinaire. On utilise un espace de dépôt chiffré ;
• vous notez vos totaux le jour de l'export : clients actifs, solde des débiteurs, factures ouvertes. Ce sont eux qui prouveront, à la fin, que rien n'a été perdu.

Avant ce premier envoi, un contrat de sous-traitance est signé. La loi exige qu'un contrat prévoie ce travail, et que le prestataire ne fasse que ce que vous pourriez faire vous-même (art. 9 al. 1 LPD).

Étape 3 : nettoyer au lieu de copier les erreurs

Un export brut a toujours les mêmes défauts : noms en majuscules, doublons, téléphones écrits de dix façons.

Le nettoyage est préparé par un programme. Il harmonise les noms et les formes juridiques, sépare numéro postal et localité, uniformise les téléphones, vérifie les e-mails. Il contrôle aussi les numéros IDE et les IBAN grâce à leur chiffre de contrôle, ce petit calcul intégré qui repère une faute de frappe.

Une valeur douteuse n'est jamais devinée. Elle est laissée vide et signalée.

Vous décidez pour chaque doublon probable, présenté par paires : deux fiches différentes, ou l'une remplace l'autre. Rien n'est fusionné sans votre accord.

Étape 4 : écrire qui va où

Chaque colonne de l'ancien logiciel reçoit, par écrit, sa place dans Odoo. Une colonne absente n'est pas reprise : c'est une décision, pas un oubli.

On règle aussi ce qui n'est pas de la donnée : qui voit quoi, la numérotation des devis et factures (qui peut continuer l'ancienne), la TVA et le plan comptable, relus avec vous ou votre fiduciaire. Et pour chaque courriel : attend-il votre validation, ou part-il seul ? Par défaut, rien ne part sans vous.

Vous relisez ce document : il montre noir sur blanc ce qui est repris et ce qui ne l'est pas.

Étape 5 : tout essayer sur une base de test

Avant de toucher à votre base réelle, tout est rejoué sur une copie d'essai : import des données nettoyées, réglages, puis un deuxième import identique. Ce deuxième passage ne doit créer aucune fiche. S'il en crée, un doublon reste à corriger.

On compare les totaux avec ceux de l'étape 2 et on mesure la durée de l'import.

Étape 6 : votre recette, avec vos cas difficiles

La « recette », c'est votre contrôle final avant d'accepter. Sur la base de test, avec un compte par rôle, vous vérifiez :

• 10 à 20 fiches prises au hasard, comparées à l'ancien logiciel ;
• vos cas difficiles : homonymes, sociétés à plusieurs interlocuteurs, clients frontaliers ;
• un document de bout en bout par activité : devis, facture avec QR-facture, rapport ou dossier ;
• les droits : chacun ne voit que ce qu'il doit voir ;
• les soldes, confirmés par vous ou votre fiduciaire.

Vous signez la recette quand tout vous convient, pas avant.

Étape 7 : basculer en peu de temps

On fixe une date de gel : à partir de là, plus rien n'est saisi dans l'ancien logiciel. L'export final suit les règles et décisions déjà prises ; seuls les nouveaux doublons vous sont soumis. Une copie de la base est faite juste avant l'import.

Tant qu'aucune facture n'est sortie d'Odoo, le retour en arrière est complet. Ensuite, on corrige fiche par fiche, sans tout recommencer.

Vous donnez le feu vert, selon des critères connus d'avance : recette signée, doublons tous tranchés, copie vérifiée.

Étape 8 : contrôler, puis fermer proprement

Les premiers jours, on compare les totaux avec ceux de l'étape 2 et on contrôle la première facturation. Puis on ferme deux portes :

• l'ancien logiciel reste consultable pendant la période de contrôle. Son archivage se décide avec votre fiduciaire, car les livres et pièces comptables se conservent dix ans (art. 958f al. 1 CO) ;
• les exports et fichiers de travail sont supprimés chez nous, et vous recevez une attestation de suppression.

En pratique : ce que vous préparez avant le diagnostic

• Le nom et la version de votre logiciel actuel, et qui l'administre.
• Un export d'exemple, même imparfait, par exemple vos contacts.
• La liste de ce que vous voulez garder, et de ce qui ne sert plus.
• Vos totaux de référence : clients actifs, débiteurs, factures ouvertes.
• Les tableurs qui servent de vraie source : dossiers, appareils, contrats.
• Les rôles de votre équipe : qui doit voir quoi.
• Une période de changement possible, hors de vos pics d'activité.
• Le contact de votre fiduciaire pour les soldes d'ouverture.

Questions fréquentes

Faut-il arrêter de travailler pendant la migration ?

Non. Tout se prépare sur la base de test pendant que vous continuez dans l'ancien logiciel. Seul le changement demande un gel des saisies, sur une courte période fixée avec vous : [X jours].

Vaut-il mieux migrer en début d'année ?

C'est souvent plus simple pour la comptabilité, car les soldes d'ouverture correspondent à une clôture. Ce n'est pas obligatoire : la date dépend aussi de vos périodes chargées.

Mon logiciel n'est pas cité. Est-ce un problème ?

En général, non. S'il sait exporter ses données en tableur, elles peuvent être reprises. Nous le vérifions sur un exemple au diagnostic.